17.22 Wie erstelle ich einen Serienbrief für Lieferanten?

Wie erstelle ich einen Serienbrief für Lieferanten?

Schritt 1: Erstellen Sie eine Vorlage für Ihren Serienbrief

Rufen Sie im Menü unter Kommunikation „Vorlagen“ auf, Sie erhalten nachfolgende Ansicht:

Nun öffnen Sie das vorhandene Dokument „Netxp:Verein Lieferantenbrief“ mit dem Button „Bearbeiten“.

Sie gelangen nun in List und Labels, dort können Sie Ihre Vorlage nach Ihren Wünschen abändern:

Absender	Um Ihre eigene Adresse im Feld „Absender“ einzutragen, führen Sie im Absenderfeld einen Doppelklick aus. Geben Sie hier Ihre Absenderadresse ein.
Empfänger	Öffnen Sie das Empfängerfeld mit einem Doppelklick. Standardmäßig wird die Adresse aus folgenden Serienfelder zusammengestellt: Lieferantenkurzname, Lieferantenstraße, PLZ und Ort des Lieferanten
Briefkopf	Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Briefkopf-Feld, und wählen Sie „Eigenschaften“. Unter Datenquelle „Dateiname“ können Sie mithilfe des Symbols eine Datei auswählen, die Ihnen als Briefkopf (z. B. eigenes Logo) dient. Kreuzen Sie „In Projekt aufnehmen“ an.
Datum	Hier wird standardmäßig das aktuelle Datum generiert, durch Angabe des Parameters „Now ()“. Wollen Sie das Datum ändern, öffnen Sie mit einem Doppelklick auf „Now()“ die Liste an möglichen Parameter. Wählen Sie den Reiter „Text“ aus, und geben Sie hier ein beliebiges Datum an und löschen Sie die Eingabe „Now ()“. Bestätigen Sie Ihre Meldung mit „OK“.
Betreff	Durch einen Doppelklick öffnen Sie das Betreff-Feld. Geben Sie Ihren Betreff-Text ein. Mit „OK“ bestätigen Sie den Vorgang.
Anrede	Standardmäßig wird hier das Feld „Kontaktperson des Lieferanten“ verwendet.
Ihr Text	Rufen Sie das Textfeld auf, in dem Sie auf die rechte Maustaste klicken und „Inhalt“ wählen. Hier geben Sie Ihren gewünschten Text für den Serienbrief ein.
Fußzeile	Klicken Sie auf die entsprechenden Felder mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Inhalt“. Hier können Sie den eingegebenen Text abändern. Mit „OK“ bestätigen Sie Ihre Texteingabe.

Funktionen in List & Label:

	Objekte auswählen
	Ansicht vergrößern
	Text / Variableninhalt
	Linie zeichnen
	Rechteck zeichnen
	Ellipse/ Kreis zeichnen
	Fügen Sie mithilfe des Buttons, eine Zeichnung ein. Wählen Sie unter “Eigenschaften – Dateiname“ eine Datei aus, die eingefügt werden soll.
	Fügen Sie einen Barcode ein.
	Erstellen Sie ein Textfeld, damit Sie einen freien Text eingeben können.
	Hier erstellen Sie ein Formularfeld.
	Fügen Sie ein Diagramm ein.
	Messinstrument einfügen.
	HTML-Text einfügen.
	PDF einfügen.
	Objekt einfügen, z. B. aus Excel, Power Point

Weitere Variable/ Serienfelder einfügen

In List & Label können weitere Serienfelder eingefügt werden. Wollen Sie beispielsweise die Mitgliedsnummer des Empfängers anzeigen lassen, fügen Sie ein Feld mithilfe des Buttons „ “ ein.

Durch ziehen eines solchen Feldes erhalten Sie folgende Ansicht,

Ø Klicken Sie auf das Symbol „“.

Es öffnet sich nun unten abgebildetes Fenster:

Ø Klicken Sie auf „>“ Variablen, damit Sie aus alle Variablen, die zur Verfügung stehen, auswählen können.

Nutzen Sie den Doppelklick bei Ihrer gewünschten Variable, um diese in Ihren Serienbrief einzufügen.

Um den Vorgang fertig zu stellen, wählen Sie am Ende Ihrer Eingaben bitte „OK“.

Nachdem Sie die benötigten Felder eingefügt haben, kann natürlich deren Ansicht angepasst und verändert werden:

Layout der Felder verändern

Das Layout verändern Sie im linken Menüfeld unter „Eigenschaften“:

Dazu markieren Sie das entsprechende Feld in der Vorlagenansicht.

Unter „Erscheinungsbild“ und „Layout“ stehen Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. So können Sie beispielsweise die Ausrichtung, sowie die Hintergrundfarbe des jeweiligen Feldes bestimmen.

Weiter besteht die Möglichkeit, die Schriftart und Schriftgröße der einzelnen Felder zu ändern, klicken Sie dazu die rechte Maustaste und wählen Sie „Schrift“.

Nach der Anpassung des Layouts speichern Sie Ihre Vorlage vor dem Beenden und geben einen Namen an.

Ø Speichern Sie diese durch Drücken des Buttons „Übernehmen“ (siehe linkes Bild).

Hinweis Die ursprüngliche Vorlage bleibt nach dem Bearbeiten weiterbestehen und wird nicht überschrieben. Sie können somit die Netxp:Verein Vorlagen beliebt oft ändern.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Empfänger aus

Nachdem Sie Ihre Vorlage für den Serienbrief erstellt haben, müssen Sie nun die gewünschten Empfänger auswählen, die Ihren Serienbrief erhalten sollen.

Dazu wechseln Sie in Netxp:Verein bitte in das Menü „Finanzdaten“, und wählen „Lieferanten“ aus, Sie erhalten folgendes Bild:

Durch die Filterkriterien können Sie eine Vorauswahl der Lieferanten treffen, die später Ihren Serienbrief erhalten sollen. Alle markierten Lieferanten werden für den Seriendruck ausgewählt.

Spalten hinzufügen

Durch „“ können Sie Ihre Ansicht um weitere Spalten erweitern. Speichern Sie Ihre Ansicht durch Klicken des Buttons „“.

Sortieren nach Spalten (Nachname, PLZ…):

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Spalten auf- und absteigend nach Alphabet zu sortieren. Dazu klicken Sie z. B. einfach auf die Spalte „PLZ“. Die auf- bzw. absteigende Sortierung funktioniert mit allen Spalten, die angezeigt werden.

Filtern nach Spalten

Um die einzelnen Spalten zu filtern, ziehen Sie die gewünschte Spalte in die Sortierungszeile:

Speichern Sie Ihre Ansicht durch Klicken des Buttons „“.

Nachdem Sie Ihre Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie nun in der Ansicht den Button „Drucken“.

Hinweis Für den späteren Druck achten Sie bitte bereits jetzt auf die Sortierung Ihrer Empfänger, da die Reihenfolge beim Ausdruck der einzelnen Briefe übernommen wird.

Schritt 3: Bereiten Sie den Druck der Serienbriefe vor

Um den Druck Ihrer Serienbriefe einzuleiten, bleiben Sie in der Ansicht „Lieferanten“:

ØNun klicken Sie den Button „Drucken“; es wird folgendes Fenster angezeigt:

Ø Wählen Sie hier „Serienbriefdruck für Lieferanten“ aus, und klicken Sie „Übernehmen“.

Schritt 4: Serienbriefe ausdrucken

Haben Sie den Button „Drucken“ betätigt, öffnet sich ein Dialogfenster. Sie können hier entscheiden, ob jeder einzelne Serienbrief als Datei gespeichert werden soll:

	Ø Klicken Sie „Ja“, wenn Sie wollen, dass die Daten gespeichert werden. So können Sie später einen Wiederholdruck starten, oder einzelne Briefe nochmals ausdrucken.


Nun geben Sie an, welche Druckvorlage gewählt werden soll (die Druckvorlage wurde bereits mit Schritt 1 erstellt):
	Ø Wählen Sie hier Ihre Vorlage aus, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Übernehmen“.

Anschließend überprüfen und korrigieren Sie Ihre Druckereinstellungen,

um den Druckauftrag des Serienbriefes nun zu starten, bitte „Starten“ drücken:

Der Druck Ihres Serienbriefes wird jetzt durchgeführt. Für jeden Empfänger wird ein Brief mit den entsprechenden Daten des Empfängers generiert.

Haben Sie die den Druck in der Dokumentverwaltung gespeichert, können Sie nach dem Ausdruck Ihre Serienbriefe mithilfe den Menüpunkt „Kommunikation – Dokumente“ aufrufen und erneut ausdrucken.

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