13.9 Wie erstelle ich einen Serienbrief für die Mitglieder?

Wie erstelle ich einen Serienbrief für die Mitglieder?

Schritt 1: Erstellen Sie eine Vorlage für Ihren Serienbrief

Rufen Sie im Menü unter Kommunikation „Vorlagen“ auf, Sie erhalten nachfolgende Ansicht:

Ø Nun öffnen Sie das vorhandene Dokument „Netxp:Verein Serienbrief“ mit dem Button „Bearbeiten“.

Sie gelangen nun in List und Labels, dort können Sie Ihre Vorlage nach Ihren Wünschen abändern:

Absender	Um Ihre eigene Adresse im Feld „Absender“ einzutragen, führen Sie im Absenderfeld einen Doppelklick aus. Geben Sie hier Ihre Absenderadresse ein.
Empfänger	Öffnen Sie das Empfängerfeld mit einem Doppelklick. Standardmäßig wird die Empfänger-Adresse aus folgenden Serienfelder zusammengestellt: Nachname Vorname, Straße, PLZ Ort
Briefkopf	Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Briefkopf-Feld, und wählen Sie „Eigenschaften“. Unter Datenquelle „Dateiname“ können Sie mithilfe des Symbols eine Datei auswählen, die Ihnen als Briefkopf (z. B. eigenes Logo) dient. Kreuzen Sie „In Projekt aufnehmen“ an.
Datum	Hier wird standardmäßig das aktuelle Datum generiert, durch Angabe des Parameters „Now ()“. Wollen Sie das Datum ändern, öffnen Sie mit einem Doppelklick auf „Now ()“ die Liste an möglichen Parameter. Wählen Sie den Reiter „Text“ aus, und geben Sie hier ein beliebiges Datum an und löschen Sie die Eingabe „Now ()“. Bestätigen Sie Ihre Meldung mit „OK“.
Betreff	Durch einen Doppelklick öffnen Sie das Betreff-Feld. Geben Sie Ihren Betreff-Text ein. Mit „OK“ bestätigen Sie den Vorgang.
Ihr Text	Rufen Sie das Textfeld auf, in dem Sie auf die rechte Maustaste klicken und „Inhalt“ wählen. Hier geben Sie Ihren gewünschten Text für den Serienbrief ein.
Fußzeile	Klicken Sie auf die entsprechenden Felder mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Inhalt“. Hier können Sie den eingegebenen Text abändern. Mit „OK“ bestätigen Sie Ihre Texteingabe.

Funktionen in List & Label:

	Objekte auswählen
	Text / Variableninhalt
	Linie zeichnen
	Rechteck zeichnen
	Ellipse/ Kreis zeichnen
	Fügen Sie mithilfe des Buttons, eine Zeichnung ein. Wählen Sie unter “Eigenschaften – Dateiname“ eine Datei aus, die eingefügt werden soll.
	Fügen Sie einen Barcode ein.
	Erstellen Sie ein Textfeld, damit Sie einen freien Text eingeben können.
	Hier erstellen Sie ein Formularfeld.
	Fügen Sie eine Datengrafik ein.
	Fügen Sie hier ein Messinstrument ein.
	HTML-Text einfügen
	PDF einfügen
	Objekt einfügen, z. B. aus Excel, Power Point

Weitere Variable/ Serienfelder einfügen

In List & Label können weitere Serienfelder eingefügt werden. Wollen Sie beispielsweise die Mitgliedsnummer des Empfängers anzeigen lassen, fügen Sie ein Feld mithilfe des Buttons „ “ ein.

Durch ziehen eines solchen Feldes erhalten Sie folgende Ansicht,

Ø Klicken Sie auf das Symbol „“.

Es öffnet sich nun unten abgebildetes Fenster:

Ø Klicken Sie auf „>“ Variablen, damit Sie aus alle Variablen, die zur Verfügung stehen, auswählen können.

Nutzen Sie den Doppelklick bei Ihrer gewünschten Variable, um diese in Ihren Serienbrief einzufügen.

Um den Vorgang fertig zu stellen, wählen Sie am Ende Ihrer Eingaben bitte „OK“.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Empfänger aus

Nachdem Sie Ihre Vorlage für den Serienbrief erstellt haben, müssen Sie nun die gewünschten Empfänger auswählen, die Ihren Serienbrief erhalten sollen.

Dazu wechseln Sie in Netxp:Verein bitte in das Menü „Mitglieder“, und wählen nochmals „Mitglieder“ aus, Sie erhalten folgendes Bild:

Durch die Filterkriterien können Sie eine Vorauswahl der Mitglieder treffen, die später Ihren Serienbrief erhalten sollen. Alle angezeigten Mitglieder werden für den Seriendruck ausgewählt.

Spalten hinzufügen

Durch Spalten hinzufügen können Sie Ihre Ansicht um weitere Spalten erweitern. Speichern Sie Ihre Ansicht durch Klicken des Buttons „“.

Sortieren nach Spalten (Nachname, PLZ…):

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Spalten auf- und absteigend nach Alphabet zu sortieren. Dazu klicken Sie z. B. einfach auf die Spalte „PLZ“. Die auf- bzw. absteigende Sortierung funktioniert mit allen Spalten, die angezeigt werden.

Erweiterte Suche

Mit dieser Funktion stehen Ihnen weitere Filterkriterien zur Verfügung. Klicken Sie dazu den Button „Erweiterte Suche“ und bestimmten weitere Kriterien.

Hinweis Für den späteren Druck achten Sie bitte bereits jetzt auf die Sortierung Ihrer Empfänger, da die Reihenfolge beim Ausdruck der einzelnen Briefe übernommen wird.

Schritt 3: Bereiten Sie den Druck der Serienbriefe vor

Um den Druck Ihrer Serienbriefe einzuleiten, bleiben Sie in der Ansicht „Mitglieder“:

ØNun klicken Sie den Button „Drucken“; es wird folgendes Fenster angezeigt:

Ø Wählen Sie hier „Mitgliederliste für Serienbrief“ aus.

Möchten Sie alle Briefe ausdrucken, klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis

Die Mitgliedseinstellung „Briefempfänger“ wird hier übernommen (Einstellung wurde beispielsweise bei Familien hinterlegt, so dass nur ein Brief pro Familie gedruckt wird).

Optional:

nur ausgewählte Mitglieder werden für den Druck der Serienbriefe verwendet (blaue Markierung):

Beispiel:

Hier wird nur der Brief für das Mitglied Nr. 1 (blaue Markierung) gedruckt.

Wählen Sie diese Ausstellung aus, so wird Ihre standardmäßige Einstellung eines Briefempfängers in den Mitgliederdetails ignoriert.

Die Einstellung „Briefempfänger“ ist beispielsweise bei Familien hinterlegt, so dass pro Familie nur ein Brief gedruckt wird.

Schritt 4: Überprüfen Sie Ihre Empfänger

Bevor Sie Ihre Serienbriefe ausdrucken, haben Sie in folgender Ansicht nochmals die Möglichkeit Ihre Empfänger zu überprüfen und zu sortieren.

Einzelne Empfänger löschen:

Falls ein oder mehrere Empfänger keinen Serienbrief erhalten sollen, markieren Sie die entsprechenden Empfänger und wählen am unteren Bildschirm den Button „Markierte löschen“.

(Durch gedrückt halten der Taste „Strg“ können mehrere Mitglieder in einem Schritt markiert und gelöscht werden).

ØNachdem Sie die Empfänger überprüft haben, fahren Sie fort, indem Sie den Button „Drucken“ drücken.

Schritt 5: Serienbriefe ausdrucken

Haben Sie den Button „Drucken“ betätigt, öffnet sich ein Dialogfenster. Sie können hier entscheiden, ob jeder einzelne Serienbrief als Datei gespeichert werden soll:

	Ø Klicken Sie „Ja“, wenn Sie wollen, dass die Daten gespeichert werden. So können Sie später einen Wiederholdruck starten, oder einzelne Briefe nochmals ausdrucken.

Nun geben Sie an, welche Druckvorlage gewählt werden soll (die Druckvorlage wurde bereits mit Schritt 1 erstellt):
	Ø Wählen Sie hier Ihre Vorlage aus, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Übernehmen“.

Anschließend überprüfen und korrigieren Sie Ihre Druckereinstellungen,

um den Druckauftrag des Serienbriefes nun zu starten, bitte „Starten“ drücken:

Der Druck Ihres Serienbriefes wird jetzt durchgeführt. Für jeden Empfänger wird ein Brief mit den entsprechenden Daten des Empfängers generiert.

Haben Sie die den Druck in der Dokumentverwaltung gespeichert, können Sie nach dem Ausdruck Ihre Serienbriefe mithilfe den Menüpunkt „Kommunikation – Dokumente“ aufrufen und erneut ausdrucken.

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